Resume Ms. Word 2007 (Mail Merge)

Mail Merge merupakan fasilitas yang sudah disediakan di Microsoft Office. Disini, saya akan membahas tentang fasilitas Mail Merge melaui Ms. Word 2007 dan dibantu dengan Ms. Excel 2007. Keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan.

Fasilitas Mail Merge bisa sangat besar manfaatnya, salah satu contohnya ketika akan membuat surat dengan alamat yang berbeda dan harus di print, surat undangan atau surat lainnya yang alamatanya harus di print dan jumlahnya 100 lembar lebih yang pasti akan membutuhkan waktu yang tidak sebentar jika harus ditulis satu persatu atau dengan cara manual.

Setelah mengetahui manfaat dari fasilitas Mail Merge yang disediakan oleh Microsoft Office, sekarang saatnya membahas cara membuat Mail Merge dengan Microsoft Word 2007 dan Ms. Excel 2007.

Sebenarnya hanya ada 2 langkah yang perlu dilakukan:

1.      Siapkan database di Ms. Excel (sebelumnya siapkan file Excel-nya, biasanya berisi nama dan alamat, atau yang lain-lain yang akan ditampilkan di undangan),

2.      Atur dokumen yang di Ms. Word buat baca data dari file Excel tersebut lewat Mail Merge.

Pertama, membuat Databasenya terlebih dahulu di Ms. Excel yaitu dengan cara membuat File Ms. Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal dan lainnya yang dibutuhkan ketika membuat undangan, surat atau data lainnya.

1.      Buka Ms. Excel

2.      Buat kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya sesuai kebutuhan

Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya.

Baru kemudian baris kedua dan selajutnya diisi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya seperti gambar diatas.

3.      Rename nama sheet di bagian bawah

Mengapa harus di Rename? Karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting Mail Merge di Ms. Word.

Klik kanan pada Sheet1 → Rename

4.      Rename dengan nama sesuai keinginan, misalnya dengan nama ALAMAT

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada Ms. Excel agar nama baru tersebut tersimpan.

5.      Setelah semua diatas selesai, simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl+S atau melalui menu – Save

Beri nama sesuai keinginan. Misalnya diberi nama "Database Alamat"
dan klik Save. Dianjurkan untuk membuatkan Folder sendiri agar nanti ketika men-setting di Ms. Word tidak kebingungan atau agar lebih mudah dan tidak tercampur dengan file lainnya.

6.      Simpan dengan nama sesuai keinginan, misalnya Database Alamat

Selanjutnya yaitu membuat Desain Surat yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge di Ms. Word:

1.      Buka Ms. Word

2.      Buat terlebih dahulu desain surat, pastikan bagian yang nantinya akan diisi dengan Nama, Alamat, Hari dan Tanggal dibiarkan kosong. Agar nanti dapat terisi secara otomatis

3.      Selanjutnya, yaitu mengatur Mail Merge. Klik menu Mailings-Start Mail Merge - Step by Step Mail Merge Wizard

4.      Maka akan keluar panel tambahan di bagian kanan Ms. Word

5.      Kemudian klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya.
Pada Step ke-2, pilih Use the current document, kemudian Next lagi

6.      Pada step ke-3, klik tulisan Browse di panel kanan, lalu pilih dokumen Excel yang berisi dafta Nama, Alamat, Hari dan Tanggal tadi

7.      Setelah itu akan muncul jendela Select Table, lalu pilih nama sheet yang sudah direname tadi, seperti di sini: ALAMAT, klik OK

8.      Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang akan digunakan dalam keadaan tercentang. Setelah itu klik OK

9.      Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat tadi. Jika belum ada, berarti masih ada kesalahan pada proses sebelumnya. Jika memang terjadi kesalahan, dianjurkan untuk membaca dan diulangi lagi. Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4

10.  Kemudian, saatnya untuk menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti berada di dokumen undangan. Misalnya, ingin nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Yth. di undangan
kita seperti berikut ini: Yth. nama. Caranya, pertama, letakkan kursor di belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali
di belakang kata Yth. Tersebut

Pastikan tanda kelip-kelip kursor sudah ada di belakang Yth.
Jangan memindahkan kelip-kelip kursor ini ke tempat lain. Kemudian, klik pada tulisan More items... di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus tetap berada di belakang Yth.). Selanjutnya akan keluar jendela kecil Insert Merge Field. Pilih Fields nama, kemudian klik Insert.

11.  Jika sudah benar, maka di belakang tulisan Bapak tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.
Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.

12.  Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama, masukkan field alamat ke bagian tersebut. Dan seterusnya, caranya sama untuk Hari dan tanggal

13.  Jika sudah benar, klik Next di panel kanan bawah. Muncul Next: Preview your letter... untuk melihat preview undangan

Perhatikan, tulisan <<NAMA>>, <<ALAMAT>>, <<HARI>> dan <<TANGGAL>> yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan.

Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-persatu, mungkin ada yang terlewatkan. Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk mengakhiri.
Jangan lupa, Save hasilnya (Ctrl + S) dan tempatkan di satu folder dengan file Database Ms Excel tadi.

Selanjutnya, undangan bisa langsung dicetak dengan meng-klik Print. Di step terakhir, printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang disediakan lewat Ms. Excel tadi.

Demikian sedikit penjelasan tentang fasilitas Mail Merge menggunakan Ms. Word dan Ms. Excel 2007.

Semoga bermanfaat... :)